Dlaczego uwielbiamy filozofię Lean w biurze (i Ty też powinieneś!)

W każdym środowisku pracy, czy to na hali fabrycznej, czy w biurze, występują problemy z efektywnością. Nieefektywna praca może prowadzić do utraty produktywności, niepotrzebnego oczekiwania i marnowania czasu, a także innych problemów, które prowadzą do marnowania pieniędzy i utraty możliwości.

Jeszcze gorzej jest, gdy te działy w ogóle nie generują przychodów. Stosując pięć zasad Lean Thinking, firmy mogą efektywniej gospodarować czasem i pracą, a także prowadzić płynne funkcjonowanie z mniejszą liczbą problemów i, co najważniejsze, mniejszą liczbą spotkań.

Zidentyfikuj wartość

Każda firma musi radzić sobie z marnotrawcami czasu i pieniędzy. Na przykład, nie znamy nikogo, kto uwielbiałby spotkania. Ale duże firmy i agencje rządowe organizują dziesiątki komisji i setki spotkań rocznie. Tak wiele, że szansa na wykonanie prawdziwej pracy pojawia się tylko w ciągu tych dwóch godzin, kiedy nie ma spotkań.

Do innych marnujących czas czynności należą ciągłe odpowiadanie na e-maile, drukowanie i archiwizowanie wszystkich dokumentów, a nawet osoby, które regularnie przerywają pracę „po prostu, żeby pogadać”. Identyfikując i eliminując obszary, które nie przynoszą wartości — zmniejszając liczbę komisji, eliminując zbędne spotkania, przechowując wszystkie dokumenty w systemie zarządzania dokumentami — można zwiększyć produktywność, co przekłada się na wzrost marż i poprawę kondycji firmy.

Zmapuj strumień wartości 

Dotarliśmy do punktu, w którym coraz więcej działów ma wpływ na marketing firmy. Dzięki mediom społecznościowym obszary takie jak obsługa klienta zyskują na znaczeniu. Firmy korzystają z Twittera, aby rozwiązywać problemy, ponieważ ludzie nagłaśniają swoje problemy z obsługą klienta. Obserwujemy również, że coraz więcej osób dziękuje i promuje firmy, które im pomagają. W rezultacie obsługa klienta staje się rozwiązaniem marketingu szeptanego.

Działy zajmujące się obsługą klienta przyczyniają się obecnie do wzrostu przychodów, czy to przyczyniając się do ich wzrostu, czy nawet powodując niechęć klientów do odejścia. Należy przeszkolić pracowników tych działów w zakresie zapewniania wysokiej jakości obsługi klienta, stosowania podstawowych technik sprzedaży, a nawet zrozumienia marketingu. Im więcej osób pomaga w utrzymaniu klientów, tym łatwiej jest ich utrzymać.

Stwórz przepływ, eliminując marnotrawstwo

Przepływ w hali produkcyjnej oznacza pracę bez przerw. Przepływ w biurze jest taki sam: pozwól ludziom pracować bez przerw, eliminując marnotrawstwo. Do największych marnotrawstw (mudas) w biurze należą: czekanie, nadmierne przetwarzanie (zbyt wiele spotkań, zbyt wiele poziomów decyzyjnych), a nawet nadprodukcja (codzienne raporty o stanie, cotygodniowe spotkania podsumowujące). Pracownicy nie są w stanie wykonać swojej pracy, jeśli cały czas opowiadają o tym, ile pracy wykonali. Jeśli uda Ci się wyeliminować 90 minut marnotrawstwa dziennie, dodasz dodatkowy dzień produktywności do tygodnia.

Ustanowienie przyciągania klientów

Przyciąganie klientów (customer pull) polega na tym, że klienci mówią Ci, czego chcą, a Ty budujesz swój strumień wartości, aby im to zapewnić. Może to nawet oznaczać reorganizację całych działów w celu efektywniejszego zaspokajania potrzeb klientów, a także rezygnację z polityk i procedur, które nie dodają wartości. (Poważnie, klientów tak naprawdę nie interesują Twoje raporty TPS).

Przyjrzyj się uważnie poszczególnym funkcjom i działom i zastanów się, czy rzeczywiście przyczyniają się do przychodów. Jeśli nie, zastanów się, jak mogą to zrobić. Jeśli tak, jak możesz usprawnić ich przepływ?

Dąż do perfekcji

Jak możesz powtarzać te kroki codziennie? Jak możesz zapewnić sobie ciągłą pracę nad eliminacją marnotrawstwa, poprawą przepływu i utrzymaniem lojalności klientów? Jesteśmy wielkimi zwolennikami proszenia pracowników o sugestie i powiemy to samo o Twoim personelu biurowym. Nie tylko wiedzą, które systemy marnują czas i energię, ale także wiedzą, jak rozwiązać ten problem. Poproś ich o zaprojektowanie procesów, a nie tylko zyskasz ich poparcie dla dużych zmian, ale także będą zdeterminowani, aby utrzymać je na długo po ich wdrożeniu.

W nadchodzących tygodniach możecie spodziewać się serii wpisów na blogu Jima Lancastera, naszego dyrektora generalnego, na temat wdrażania zasad Lean w Lantech.

Szukasz innych sposobów na poprawę? Poznaj 5 kroków, które powinien znać każdy kierownik ds. wysyłek i kierownik zakładu, aby doki załadunkowe działały szybciej i bezpieczniej. Pobierz BEZPŁATNY egzemplarz Szczupła rampa załadunkowa.

Aby uzyskać więcej informacji, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony Zbieranie danych analitycznych o stronach internetowych lub aplikacjach (aby sprawdzić, czy strona działa poprawnie lub które sekcje strony są najbardziej atrakcyjne dla odwiedzających). lub zadzwoń do nas pod numer (502) 815-9109.